In vielen Versicherungssparten versenden Versicherungsgesellschaften regelmäßig ein Mal im Jahr einen Meldebogen an ihre Versicherungsnehmer. Versicherungsbeiträge richten sich beispielsweise nach der Art und dem Alter eines Fahrzeuges, dem Beruf des Versicherungsnehmers, der Größe und Ausstattung eines Haushalts, den Umsätzen eines Betriebes und vielen Kriterien mehr, die sich im Laufe eines Jahres durchaus verändern können. Diese potenziellen Änderungen können sowohl den Versicherungsschutz als auch die Prämienhöhe beeinflussen, sodass eine Anpassung erfolgen muss. Durch den Meldebogen können die wesentlichen Änderungen erfasst und dann von der Versicherungsgesellschaft auf mögliche Vertragsanpassungen überprüft werden. Für die Prämien relevante Anpassungen finden dann auch Berücksichtigung und machen sich in den Abrechnungen bemerkbar.

Ein Meldebogen sollte sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich immer vollständig und sorgfältig ausgefüllt sowie zeitnah der Versicherungsgesellschaft übermittelt werden, damit der Versicherungsschutz stets dem aktuellen Stand entspricht. Dies, zumal Änderungen aus dem Meldebogen auch zu einer Reduzierung der Prämien führen können. Den Versicherungsschutz betreffende Änderungen werden durch einen Nachtrag zum Versicherungsvertrag angepasst. Ausbleibende Reaktionen auf die Übermittlung des Meldebogens können von Versicherungsgesellschaften mit Strafbeiträgen sanktioniert werden.

Der jährliche Meldebogen dient der Erfassung der wichtigsten Risikodaten und anzeigepflichtigen Gefahrenerhöhungen. Je nach Versicherungssparte können Versicherungsgesellschaften den uneingeschränkten Versicherungsschutz von der Rücksendung des ausgefüllten Meldebogens abhängig machen. Es gehört zu den Mitwirkungspflichten von Versicherungsnehmern, einen übermittelten Meldebogen nach bestem Wissen auszufüllen und in einem angemessenen Zeitraum der Versicherung zurück zu schicken.